Automatizace se v českých firmách často prodává jako zázrak, který okamžitě sníží náklady o desítky procent. Realita je střízlivější. Úspora závisí na typu procesu, objemu transakcí a na tom, jak dobře je proces zdokumentovaný před samotným nasazením. Modelový výpočet pro středně velkou firmu s 50 zaměstnanci ukazuje, že návratnost investice se pohybuje mezi 8 a 18 měsíci, nikoliv ve dnech.

Vezměme konkrétní příklad. Firma zpracovává 400 faktur měsíčně. Manuální zadávání zabere jednomu pracovníkovi přibližně 60 hodin měsíčně. Při hrubé mzdě 35 000 Kč jde o náklad kolem 12 000 Kč měsíčně jen na tuto činnost. Nástroj pro automatizaci rozpoznávání faktur stojí přibližně 4 000 Kč měsíčně a zvládne 80 procent objemu bez zásahu člověka. Čistá úspora se tak pohybuje okolo 5 600 Kč měsíčně, tedy 67 200 Kč ročně. K tomu je nutné připočítat jednorázové náklady na implementaci, obvykle 30 000 až 60 000 Kč.

U složitějších procesů, jako je zpracování objednávek nebo komunikace se zákazníky, je výpočet méně přímočarý. Přínos nespočívá jen v ušetřených hodinách, ale také ve snížení chybovosti. Chyba ve faktuře nebo v objednávce stojí firmu mnohem více než čas strávený jejím zadáním. Pokud chcete přesnější čísla pro vaši situaci, průvodce nástroji a náklady automatizace nabízí přehled cen jednotlivých řešení i metodiku výpočtu návratnosti.

Závěrem platí, že automatizace není univerzální lék. Vyplatí se tam, kde existuje opakovatelný proces s dostatečným objemem a kde je ochota investovat čas do jeho zmapování. U malých firem s desítkami transakcí měsíčně může být návratnost delší než tři roky, což málokdy ospravedlní počáteční investici. U větších firem se naopak úspory násobí s každým dalším automatizovaným krokem.